KlikParimo – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusaka) Kabupaten Parigi Moutong, memusnahkan arsip dinamis in-aktif yang sudah selesai masa retensinya dan berketerangan musnah.
Arsip/dokumen yang dibakar itu milik 4 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) jajaran Pemda Parimo, yaitu Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM), Dinas Lingkungan Hidup (DLH), Dinas Pendapatan Daerah (Dispenda) dan Bagian Umum Sekretariat Daerah.
Pj Bupati Parigi Moutong, Richard Arnaldo menjelaskan arsip in aktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan. Pada peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, arsip in aktif dikategorikan sebagai arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pemusnahan arsip kata Richard, diatur dalam undang-undang nomor 43 tahun 2003 tentang kearsipan, disebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan juga komunikasi yang dibuat atau diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi massa, organisasi politik, atau perorangan dalam kehidupan berbangsa, bermasyarakat dan bernegara.
“Pemusnahan arsip tahun ini sebanyak 1.575 dokumen yaitu dengan cara dibakar,” ungkapnya pada kegiatan yang digelar di halaman kantor Dispusaka Parimo, Jumat, 1 Desember 2023.
Richard mengatakan, pada umumnya arsip in aktif merupakan arsip yang sudah ada dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga dalam hal ini, informasi yang ada di dalamnya sudah jarang digunakan lagi atau mungkin informasi yang terkandung didalam arsip tersebut sudah tidak berlaku lagi.
Dalam pelaksanaan pemusnahan itu sangat dibutuhkan kehati-hatian, ketelitian dan kejelian kerena meskipun arsip tersebut sudah puluhan tahun, apabila dikemudian hari ternyata terkait permasalahan hukum, maka arsip dimaksud dibutuhkan sebagai alat bukti.
Namun demikian, hal tersebut tidak bisa dijadikan alasan untuk tidak melakukan pemusnahan, karena memusnahkan arsip adalah kewajiban setiap instansi. Pentingnya pemusnahan arsip-arsip in aktif agar dikemudian hari tidak disalahgunakan oleh pihak lain.
Richard Arnaldo berharap kegiatan itu dapat mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan khususnya dalam penyusutan arsip, guna terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan benar.
“Dengan diadakannya pemusnahan arsip seluruh OPD nantinya dapat memusnahkan sendiri arsipnya yang sudah habis masa retensinya,” pungkasnya.
“Saya juga mengharapkan, dengan dilaksanakannya pemusnahan arsip hari ini, dapat mengurangi penumpukan arsip/dokumen yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan pengelolaan kearsipan,” sambungnya.
